Продовження - 3 частина (остання). Початок статті дивитися тут: 2 частина

XIII. Складання номенклатури справ у суді
1. У суді складаються номенклатури справ підрозділів апарату суду і зведена номенклатура справ суду (додаток 12).
Номенклатура справ підрозділів апарату суду розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі апарату суду, на підставі документів з усіх питань діяльності суду.
Зведена номенклатура справ складається канцелярією на основі номенклатур справ підрозділів апарату суду.
2. За складання номенклатури справ та її ведення відповідає канцелярія.
3. Під час складання номенклатури справ суду слід використовувати положення про структурні підрозділи, штатні розписи суду, номенклатуру справ суду за минулі роки, типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.
Методична допомога у складанні номенклатур справ надається архівом суду (посадовою особою, відповідальною за архів).
4. Під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовується структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається канцелярія.
5. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:
- у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу суду та порядкового номера справи в межах підрозділу;
- у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);
- графа 3 заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин;
- у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номери статей за переліками документів із зазначенням строків їх;
- у графі 5 "Примітки" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
8. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.
Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
- перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в канцелярії;
- другий використовується канцелярією як робочий;
- третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;
- четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.
Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.
9. У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник апарату суду. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється посадова особа, відповідальна за архів суду.
10. Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.
Номенклатура справ суду підписується керівником апарату суду, візується посадовою особою, відповідальною за архів суду.
Номенклатура справ суду схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) суду та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щороку в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого затверджується головою суду.
Номенклатура справ суду затверджується не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

XIV. Опрацювання та надсилання вихідних документів
1. Вихідна кореспонденція суду приймається, перевіряється і відправляється канцелярією після її реєстрації в АСДС відповідно до Положення про АСДС.
2. Вихідні документи обробляються канцелярією і надсилаються адресатам централізовано в день їх одержання від структурного підрозділу (виконавця) або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов в кінці робочого часу (неробочий час).
Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового та електронного зв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.
Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється канцелярією відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 № 270 (із змінами).
Передача електронних документів здійснюється із застосуванням електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП).
3. Під час прийому від виконавців вихідних документів працівники канцелярії обов'язково перевіряють:
- правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
- наявність і правильність зазначення адреси;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах;
- наявність і повноту додатків;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
У разі виявлення недоліків, канцелярія повертає документ виконавцю для доопрацювання.
4. Відповідальність за правильність зазначення реквізитів на вихідних документах несе виконавець документа.
5. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в АСДС. Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, формується автоматично АСДС таким чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через правобічну похилу риску номера за порядком і через правобічну похилу риску - поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через правобічну похилу риску номера за порядком у межах кожної номенклатури і через правобічну похилу риску - поточного року.
6. Другі примірники документів із візами, на яких ставиться реєстраційна позначка, залишаються в канцелярії або повертаються до відповідних підрозділів для зберігання згідно з номенклатурою справ.
7. Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до канцелярії надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки, який має містити такі відомості: найменування суду; вихідний номер; дату відправки; адресатів; вид відправки (на руки, проста, рекомендована, рекомендована з повідомленням, цінна); ідентифікатор поштового відправлення; дата отримання повідомлення / відповіді на запит; кому видана; підпис про отримання; примітка (аркуш справи з повідомленням / відповіддю на запит, тощо); підпис відповідального працівника.
8. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому самому адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, та проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
9. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника апарату суду.
10. Якщо проект листа є відповіддю на вхідний чи підготовлений на його підставі інший документ, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.
Проект відповіді на вхідний документ має бути завізовано усіма співвиконавцями.
Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, прізвища та ініціалів. Якщо посадова особа, за підписом якої підготовлено документ, відсутня, документ оформляється за підписом особи, яка виконує її обов'язки. Не допускається підписання документа зі словом "за" чи іншою позначкою перед назвою посади.
11. На документах обов'язково зазначається дата.
У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць зазначаються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 03.05.2018).
У текстах нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих, і таких документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставленням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад, 03 травня 2018 року.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
12. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, здійснюється між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими ЕЦП.
13. Підготовку процесуальних документів суду до відправлення здійснює секретар судового засідання або канцелярія. Підготовка включає оформлення конвертів та списків відправлень (реєстрів рекомендованих з повідомленням відправлень та документів, що відправляються простою кореспонденцією), які підписуються особою, що їх склала, та на них проставляється печатка канцелярії.
14. Процесуальні документи суду відправляються поштою та можуть вручатися під розписку (на оригіналі процесуального документа, окремому аркуші, заяві, тощо), яка обов'язково долучається до судової справи.
15. Копії процесуальних документів суду надсилаються учасникам судового процесу відповідно до вимог процесуального законодавства, Інструкції, Положення про АСДС.
16. На поштовій кореспонденції з повісткою про виклик до суду або судовим повідомленням проставляються відповідні відмітки з позначкою або зі штампом суду "Судова повістка".
17. У разі направлення процесуального документа суду декільком адресатам, список розсилки після відправлення долучається до матеріалів справи.
18. Факт неодержання процесуальних документів адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке (без реєстрації в АСДС але з відміткою про дату отримання судом) разом з неотриманими документами та конвертом передається судді, у якого справа перебуває на розгляді, або відповідальному працівнику канцелярії.
19. У разі надходження повідомлення про вручення або невручення процесуального документа до суду апеляційної інстанції після повернення справи до суду першої інстанції, воно направляється відповідальним працівником суду до відповідного суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи.

XV. Передача та виконання документів.
1. Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується канцелярією (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) невідкладно або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимільного зв'язку чи електронною поштою.
2. Після вивчення документа керівництвом суду накладається резолюція та передається до канцелярії (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для внесення змісту резолюції до АСДС.
Резолюції керівництва суду можуть оформлюватися на бланках установленого зразка.
3. У разі покладення обов'язку виконання документа на кілька підрозділів (осіб) відповідальним за виконання є підрозділ (особа), зазначений першим, якщо інше не зазначено в резолюції.
Відповідальній за виконання документа особі надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. У разі відсутності цієї особи за виконання документа відповідає особа, зазначена в резолюції наступною.
Строки виконання документа співвиконавцями визначаються в резолюції.
4. Передача документа від одного структурного підрозділу апарату суду (виконавця) до іншого здійснюється виключно через канцелярію (відповідального працівника або відповідний структурний підрозділ) за резолюцією керівництва суду із внесенням до АСДС відповідної відмітки.
5. Після розгляду відповідними посадовими особами суду з їх резолюцією документ опрацьовується канцелярією (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом) в АСДС, береться на контроль, після чого невідкладно передається безпосереднім виконавцям.
6. Оригінал документа, що підлягає виконанню, передається відповідальному за виконання, а співвиконавці отримують копію документа в паперовій або електронній формі через АСДС.
7. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати усі невиконані документи іншому працівникові, визначеному керівником структурного підрозділу апарату суду (керівництвом суду), із внесенням до АСДС відповідної відмітки про передачу документів, які перебувають на контролі, іншому виконавцеві.
8. Співвиконавці подають пропозиції відповідальному виконавцю у вигляді службової записки.
Проект відповіді на виконаний документ візується виконавцем (співвиконавцями) із зазначенням посади і прізвища та разом із документом, на який надається відповідь, передається на підпис керівництву суду.
9. Документ, помилково направлений до будь-якого зі структурних підрозділів апарату суду (виконавців), має бути повернуто до служби діловодства (відповідального працівника або відповідного структурного підрозділу) для направлення за належністю.

XVI. Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів
1. Метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
2. Контроль за виконанням документів у суді здійснюється канцелярією (відповідальним працівником або відповідним структурним підрозділом).
Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах апарату суду здійснюється керівником структурного підрозділу (відповідальним працівником).
3. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).
Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюються відповідно до процесуального законодавства.
4. Контроль за виконанням документів полягає у:
- взятті документа з резолюцією керівництва суду на контроль у день його розгляду, з відміткою в АСДС;
- продовженні строку виконання документа - продовженні (зміні) керівництвом суду строку виконання документа на підставі службової записки виконавця з обґрунтуванням, із відповідною відміткою в АСДС;
- знятті документа з контролю - з відміткою в АСДС за результатами остаточного опрацювання документа та після підписання відповіді керівництвом суду.
5. У межах строку виконання документа може надаватися відповідь щодо окремих обставин опрацювання документа (проміжна відповідь), з внесенням інформації до АСДС.
Проміжна відповідь не є підставою для визнання документа виконаним.
6. Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня його реєстрації в АСДС. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях.
Якщо закінчення строку припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є перший після нього робочий день.
7. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.
8. Документи повинні бути виконані:
- без зазначення строку виконання - протягом 30 днів з дня реєстрації документа в АСДС;
- у разі накладення резолюції зі словом "Терміново" - протягом 3 днів з дня реєстрації документа в АСДС;
- у разі накладення резолюції зі словом "Негайно" або "Невідкладно" - протягом одного дня з дня накладення резолюції.
- укази, розпорядження, доручення Президента України - у строк, зазначений в акті; у разі не визначення строку в акті Президента України - протягом 30 календарних днів із дня набрання чинності актом;
- запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження;
- постанова, висновок Колегії Рахункової палати - не пізніше 15 днів з дня реєстрації документа в АСДС (якщо не встановлено інший строк);
- запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію - протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації";
- адвокатський запит - протягом строку, визначеного Законом України "Про адвокатуру".
9. Якщо виконання документа у зазначений строк є неможливим, виконавець звертається з доповідною запискою про продовження строку виконання документа до посадової особи, яка дала відповідне доручення, не пізніш як за три робочих дні до закінчення строку його виконання, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку з дня його реєстрації в АСДС.
У разі продовження строку виконання документа робиться відповідна відмітка у графі "Термін продовжено" в АСДС, де зазначається кінцева дата виконання документа.
10. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.
11. Після виконання документа канцелярія (відповідальний працівник суду або відповідний структурний підрозділ) робить відмітку у графі "Відмітка про виконання" реєстраційної картки документа в АСДС, де зазначає номер документа, підготовленого на виконання контрольного документа, після чого знімає документ із контролю в АСДС.
Факсимільне відтворення підпису посадової особи на процесуальних, організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

XVII. Підготовка та оформлення документів. Загальні вимоги до документування управлінської інформації суду
1. Процесуальні та організаційно-розпорядчі документи суду виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки та зберігаються в АСДС, відповідно до вимог процесуального законодавства, Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ), інших нормативно-правових актів, а також Інструкції.
2. Організаційно-розпорядчими документами суду визначаються питання інформаційно-правової роботи в суді, порядок подання внутрішніх документів керівництву суду.
3. Організаційно-розпорядчі документи суду (накази і розпорядження керівництва суду), внутрішні документи суду (листи, службові, доповідні записки, окремі види довідок тощо) реєструються в АСДС канцелярією (відповідальним працівником або відповідним структурними підрозділом).
4. Документування управлінської інформації суду полягає у створенні документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень.
5. Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка тощо) має відповідати назвам, передбаченим розділом 3 Державного класифікатора управлінської документації ДК 010-98, затвердженого наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (зі змінами).
6. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та Інструкції.
У суді можуть використовуватися такі бланки документів:
- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);
- бланк листа;
- бланк наказу.
7. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов'язків тощо.
8. У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження документа.
Погодження документів може здійснюватись посадовими особами суду, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в документі (внутрішнє погодження).
9. Порядок погодження та затвердження документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

XVIII. Особливості складання деяких видів організаційно-розпорядчих документів у суді
1. Наказ - розпорядчий документ, який видає керівництво суду на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Накази підписуються керівництвом суду, а за його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки, та реєструються в АСДС.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
Наказ оформлюється на бланку наказу суду.
Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" та складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...").
Текст наказу складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.
Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.
У констатуючій частині наказу (розпорядження) зазначаються підстава, обґрунтування або мета його видання. Якщо наказ (розпорядження) видається на підставі законодавчого акта, нормативно-правового або розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва цього документа, дата та номер.
У пунктах розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначаються конкретні дії, які передбачається виконати, або заходи, які передбачається вжити, термін виконання та виконавці. В останньому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу (розпорядження) у цілому.
Якщо наказ (розпорядження) доповнює, скасовує або змінює попередні накази (розпорядження) чи їх окремі пункти, про це зазначається у тексті документа.
Внесення змін до преамбули не допускається.
Роздрукований на бланку встановленої форми проект наказу (розпорядження) подається на підпис разом із завізованим проектом цього документа.
Якщо розпорядчим документом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".
Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядчого документа.
Розпорядчий документ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.
З розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.
2. Протокол - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.
Протоколи засідань зборів суддів, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.
У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.
Нумерація протоколів засідань ведеться в межах календарного року, протоколів виборних органів - у межах їх повноважень.
Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.
Датою протоколу є дата проведення засідання.
Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
- для стислої форми протоколів: "СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ";
- для повної форми протоколів: "СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ".
Після слова "СЛУХАЛИ" з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача.
У повній формі протоколу після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.
Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.
Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді додається до протоколу".
Після слова "УХВАЛИЛИ" фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад: додаток 1; додаток 2). У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.
Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.
3. Листи складаються з метою обміну інформацією між судом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.
Бланки листа мають такі реквізити:
- найменування суду (наприклад, Одеський апеляційний суд);
- повне найменування закладу відповідно до установчих документів;
- довідкові дані про суд (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).
Реквізити листа: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".
Зазвичай у листі порушується одне питання.
4. Акт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.
Датою акта є дата його складення.
Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.
У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.
У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.
У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.
Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

XIX. Звернення судових рішень до примусового виконання
1. Звернення до виконання судових рішень здійснюється в порядку та в строки встановлені відповідно до вимог процесуального законодавства, Кримінально-виконавчого кодексу України, з урахуванням положень Закону України "Про виконавче провадження", а також інших нормативно-правових актів.
2. Виконавчі документи (виконавчий лист, судовий наказ, постанова, ухвала), які виготовляються судом, мають відповідати вимогам до виконавчого документа, встановленим законом.
3. Виконавчий лист формується на підставі внесених даних в АСДС.
4. Всі виконавчі документи, на підставі яких відповідно до закону здійснюється примусове виконання судових рішень підлягають обов'язковому внесенню до Єдиного державного реєстру виконавчих документів.
5. Звернення до виконання судового рішення та контроль за його виконанням покладається на суд, що розглянув справу як суд першої інстанції.
6. Судові рішення звертаються до виконання після того, як вони набрали законної сили, та повернення справ до суду першої інстанції після апеляційного або касаційного розгляду, крім випадків негайного їх виконання.
7. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів відповідної судової справи.
8. До отримання повідомлення про виконання судового рішення його копія перебуває на контролі.
9. Визначена керівником апарату суду відповідальна особа контролює своєчасність та повноту повідомлень про виконання судового рішення. У разі неодержання повідомлення про виконання судового рішення він доповідає про це головуючому судді, який вживає необхідних заходів.
10. Судове рішення вважається виконаним лише після отримання повідомлення про його виконання в повному обсязі.
11. Виконавчий документ про стягнення в дохід держави судового збору, про накладення штрафу (як засобу процесуального примусу) надсилається на адресу стягувача - Державної судової адміністрації України, на наступний день після набрання судовим рішенням законної сили рекомендованим листом із повідомлення про вручення поштового відправлення.
12. На виконання ухвали суду про виправлення описки, помилки у виконавчому документі, секретарем судового засідання видається новий виконавчий документ.
13. У разі видачі дубліката виконавчого листа в АСДС робиться відповідна відмітка, а квитанція про сплату заявником судового збору приєднується до матеріалів справи.

XX. Особливості звернення до примусового виконання судових рішень у кримінальних провадженнях
1. Органами виконання судових рішень у кримінальному провадженні є: центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, його територіальні органи управління, уповноважені органи з питань пробації.
Установами виконання покарань є: арештні доми, кримінально-виконавчі установи, спеціальні виховні установи (виховні колонії), слідчі ізолятори. Також, у визначених законодавством випадках, виконання кримінальних покарань здійснюють органи державної виконавчої служби, військові частини, гауптвахти і дисциплінарний батальйон.
2. Якщо у справі є декілька засуджених і щодо деяких із них подано апеляційні скарги, вирок суду звертається до виконання стосовно всіх засуджених не пізніше ніж через три робочих дні після повернення справи з апеляційної інстанції.
Порядок звернення до виконання вироків щодо іноземних громадян, які проживають за межами України, визначається відповідними міжнародними договорами.
3. Стосовно особи, яка засуджена до позбавлення волі або до арешту та не перебуває під вартою, органу Національної поліції за обраним місцем проживання засудженого надсилаються дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал (за наявності) і розпорядження про виконання судового рішення, що набрало законної сили, далі - розпорядження про виконання (додаток 13).
У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі або арешту, яка перебуває під вартою, дві копії вироку, копії апеляційної, касаційної ухвал і розпорядження про виконання надсилаються адміністрації місця попереднього ув'язнення.
Стосовно військовослужбовців, засуджених до арешту та тримання в дисциплінарному батальйоні, суд направляє копію судового рішення командиру військової частини, в якій особа проходить службу, а у випадку призначення покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні - ще й до командира такого підрозділу.
4. Стосовно особи, яка засуджена до покарань, не пов'язаних з позбавленням волі (у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю, громадських робіт, виправних робіт, засуджених, яким покарання у виді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк замінено більш м'яким покаранням у виді громадських робіт або виправних робіт, засуджених осіб, звільнених від відбування покарання з випробуванням, звільнених від відбування покарання вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років), до уповноваженого органу з питань пробації надсилається копія судового рішення.
До копії судового рішення додаються:
при зверненні судового рішення до виконання - розпорядження про виконання судового рішення; при зміні судового рішення - копія ухвали суду, винесеної в апеляційному чи касаційному порядку; при заміні невідбутої частини покарання більш м'яким покаранням - відповідне судове рішення, що набрало законної сили.
5. Суд, який постановив вирок, що передбачає покарання у вигляді конфіскації майна, після набрання ним законної сили надсилає виконавчий лист, копію опису майна і копію вироку для виконання органу державної виконавчої служби, про що сповіщає відповідну фінансову установу. У разі відсутності у справі опису майна засудженого надсилається довідка про те, що опису майна не проводилося.
Виконання покарання у виді конфіскації майна здійснюється органом державної виконавчої служби, за місцезнаходженням майна відповідно до Закону України "Про виконавче провадження".
6. Якщо судом закрито кримінальне провадження, копія ухвали про закриття кримінального провадження із розпорядженням про виконання протягом трьох робочих днів після її винесення вручається або надсилається прокурору. Крім того, таке рішення направляється особі, яка притягалася до відповідальності, потерпілій особі або заявнику, а також цивільному позивачеві.
7. У разі якщо особу зобов'язали до відшкодування збитків, заподіяних злочином, виконавчі листи видаються не пізніше трьох днів після набрання рішенням суду законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції.
Якщо відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи видаються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. У супровідному листі вказується точне місцезнаходження (місце проживання) кожного боржника.
8. Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету видаються не пізніше трьох днів після набрання вироком законної сили або після повернення справи з апеляційної чи касаційної інстанції направляються судом кур'єром або рекомендованим листом із розпискою про одержання безпосередньо до органу державної виконавчої служби за місцем проживання засудженого, за місцезнаходженням його майна або за місцем відбування покарання.
9. Копії ухвали суду, винесеної за результатами розгляду клопотання прокурора про звільнення особи від кримінальної відповідальності (кримінальне провадження без обвинувального акта), надсилаються прокурору (разом із розпорядженням про виконання), особі, стосовно якої розглянуто клопотання, та потерпілому.
10. Ухвала про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання чи інше звільнення від покарання, скасування звільнення від покарання з випробуванням чи інша ухвала, постановлена судом у порядку виконання судового рішення у кримінальному провадженні, звертається до виконання шляхом надіслання копій ухвали:
- до органу чи установи, які звернулися до суду з відповідним клопотанням (разом з розпорядженням про виконання), - для виконання;
- до суду, який постановив судове рішення, що виконується, - для приєднання до матеріалів кримінального провадження (кримінальної справи);
- особі, стосовно якої розглянуто клопотання, - до відома.

XXI. Архівна робота в суді
1. Ведення архівної роботи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості архіву суду, їх передання на зберігання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад, а також їх відбору для знищення.
2. Порядок ведення архівної справи в суді, а також передавання судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, на постійне зберігання, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168, а також нормативними документами Державної архівної служби України.
3. Порядок передавання, зберігання та користування архівними копіями з технічними носіями інформації визначається відповідно до Інструкції про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 № 108 (зі змінами), Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції під час судового засідання (кримінального провадження), затвердженої наказом ДСА України від 15.11.2012 № 155.

Додаток 3 до пункту 17 Розділу II Інструкції 

ПЕРЕЛІК
індексів для реєстрації та обліку в суді судових справ (матеріалів кримінального провадження)

1. Реєстрація та облік справ і матеріалів адміністративного і цивільного судочинства, матеріалів кримінального провадження, справ і матеріалів про адміністративні правопорушення в місцевих загальних та апеляційних судах здійснюється за індексами:
"1-кп" - обвинувальні акти, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, матеріали кримінального провадження (кримінальна справа);
"1-кс" - клопотання слідчого, прокурора чи адвоката; скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора; заяви про відвід;
"1-в" - клопотання (подання), пов'язані із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо);
"1-кд" - кримінальні справи (кримінальне провадження) щодо виконання судових доручень;
"1-о" - заяви про перегляд судового рішення у кримінальному провадженні за нововиявленими обставинами;
"1-вп" - заяви про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження;
"1-м" - запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;
"1-з" - заява у кримінальному провадженні;
"2" - цивільні справи позовного провадження, позовні заяви;
"2-а" - адміністративні справи, адміністративні позови;
"2-в" - заяви про відновлення втраченого судового провадження;
"2-ав" - заяви про відновлення втраченого судового провадження в адміністративних справах;
"2-д" - судові доручення в цивільних справах;
"2-ад" - судові доручення в адміністративних справах;
"2-аз" - заяви про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;
"2-азз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів в адміністративних справах;
"2-асз" - заяви про повернення судового збору в адміністративних справах;
"2-ар" - заяви про роз'яснення судового рішення в адміністративних справах;
"2-аво" - заяви про виправлення описки в адміністративних справах;
"2-адр" - заяви про винесення додаткового рішення в адміністративних справах;
"2-аі" - інше;
"2-з" - заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних справах;
"2-зз" - заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних справах;
"2-сз" - заяви про повернення судового збору у цивільних справах;
"2-р" - заяви про роз'яснення судового рішення у цивільних справах;
"2-во" - заяви про виправлення описки у цивільних справах;
"2-др" - заяви про винесення додаткового рішення у цивільних справах;
"2-к" - справи про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні;
"2-н" - цивільні справи наказного провадження, заяви про видачу судового наказу;
"2-о" - цивільні справи окремого провадження, заяви окремого провадження;
"2-п" - заяви про перегляд заочного рішення;
"2-с" - заяви про скасування судового наказу;
"3" - матеріали про адміністративні правопорушення;
"3-в" - подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення;
"4-с"- скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства;
"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;
"6-а" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах;
"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, ухвали суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;
"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах.
"11-кп" - матеріали кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією;
"11-о" - про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами;
"11-сс" - матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів апеляційною інстанцією;
"11-п" - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;
"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, ухвалені місцевим судом;
"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення та ухвали, винесені місцевим судом;
"22-ц-вп" - визначення підсудності цивільної справи;
"22-вк" - на заяву про визнання та виконання рішень міжнародних комерційних арбітражів в Україні, надання дозволу на виконання рішень третейських судів;
"22-ск" - на заяву про скасування рішення третейського суду, міжнародного арбітражу;
"88-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;
"88-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;
"33" - скарги і подання на постанови у справах про адміністративні правопорушення, постановлені суддею місцевого загального суду;
"3а" - справи про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 185-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення, розглянуті апеляційним судом.
Реєстрація та облік кримінальних справ і матеріалів, що розглядаються за нормами Кримінально-процесуального кодексу України (в редакції 1960 р.):
"1" - справи, про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;
"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх заходів виховного характеру;
"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або щодо вирішення питання стосовно невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строку давності;
"4" - справи за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та рішення;
"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;
"9" - справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення у порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;
"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії;
"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення.
2. Реєстрація та облік справ і матеріалів адміністративного судочинства, матеріалів про адміністративні правопорушення в окружних адміністративних та апеляційних адміністративних судах здійснюється за індексами:
П - позовна заява;
А - апеляційна скарга;
Н - заява про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами;
Д - судове доручення;
АВ - відновлення втраченого провадження;
ЗВ - заяви в порядку виконання судових рішень, якщо рішення ухвалив інший суд;
ЗД - заяви про забезпечення доказів без подання позовної заяви;
ЗР - заява про скасування заходів реагування;
АМ - матеріали про адміністративне порушення.
3. Реєстрація та облік справ і матеріалів господарського судочинства, матеріалів про адміністративні правопорушення в місцевих господарських та апеляційних господарських судах здійснюється на картки справи та статистичні картки за індексами, наявними в автоматизованій системі документообігу суду.
4. У разі відсутності відповідного індексу при реєстрації справ і матеріалів використовується номер справи за номенклатурою справ суду.