Продовження - 2 частина. Початок статті дивитися тут: 1 частина

VII. Формування і оформлення судових справ
1. Документи судової справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються у спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом (Додаток 5), у такому порядку:
- бланк опису документів;
- документи, що надійшли до суду на розгляд (заява; позовна заява; супровідний лист з обвинувальним актом, клопотанням, документ про сплату судового збору, тощо) разом із додатками та конвертом (у разі наявності);
- протокол автоматизованого розподілу судової справи;
- ухвала про залишення без руху / повернення заяви (у разі наявності) зі списком розсилки поштової кореспонденції;
- супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення заяви без руху / повернення заяви (у разі наявності) зі списком розсилки поштової кореспонденції;
- документи, що надійшли в порядку усунення недоліків (якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто), разом з конвертом (у разі наявності);
- ухвала (про відкриття / порушення провадження у справі; про призначення підготовчого судового засідання) зі списком розсилки поштової кореспонденції;
- протокол чи журнал (підготовчого) судового засідання;
- ухвала за результатами (підготовчого) судового засідання;
- копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до ухвали за результатами (підготовчого) судового засідання, розписки про їх отримання;
- документи, що надійшли до суду на виконання ухвали за результатами (підготовчого) судового засідання, документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників судового провадження та мають значення для провадження, судові рішення за результатами розгляду цих документів;
- інші документи, що були отримані під час розгляду справи;
- вступна та резолютивна частини судового рішення (за наявності);
- протокол (журнал) судового засідання;
- судове рішення;
- документи апеляційного провадження (підшиваються до справи відповідно до порядку формування судової справи, визначеного цією Інструкцією, - у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом);
- інші документи у хронологічному порядку.
У разі фіксування перебігу судового засідання технічними засобами або проведення судового засідання в режимі відеоконференції, конверт з копією технічного носія вклеюється на внутрішньому боці обкладинки в кінці першого тому справи.
2. Усі документи, що підшиваються до судової справи, мають бути лише в одному примірнику. При цьому металеві скріплення (скріпки, біндери для паперу, скоби тощо) вилучаються з документів.
У разі подання під час судового засідання учасником судового процесу примірника документа, у тому числі письмового доказу зі справи, один примірник якого вже підшито до матеріалів справи, поданий наступний за усним розпорядженням судді може бути повернутий особі, яка подала цей документ, без реєстрації.
3. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.
4. Докази та інші документи, приєднані до справи в судовому засіданні, підшиваються перед протоколом (журналом) судового засідання у хронологічному порядку.
У разі якщо судове засідання відкладено або в судовому засіданні оголошено перерву, після протоколу (журналу) судового засідання (або судового рішення, яке було проголошено в кінці судового засідання) до матеріалів справи підшиваються розписки з даними про повідомлення осіб про дату, час та місце наступного судового засідання та копії судових викликів в наступне судове засідання осіб, які не брали участі у судовому засіданні, що закінчилося.
У разі якщо судове засідання закінчилося проголошенням повного тексту судового рішення, яким закінчено розгляд справи (постанова суду, ухвала суду про закриття провадження або про залишення заяви/скарги без розгляду), після протоколу (журналу) судового засідання підшиваються судові рішення, у тому числі, вступна та резолютивна частини судового рішення в разі проголошення вступної та резолютивної частин судового рішення.
У разі якщо судове засідання закінчилося проголошенням кількох судових рішень, оформлених окремим документом (ухвала, постанова, рішення, вирок), судові рішення підшиваються до справи в міру їх оголошення.
У разі якщо після проголошення ухвали суду, оформленої окремим документом, судове засідання було продовжено, ухвала суду підшивається перед протоколом (журналом) судового засідання у хронологічному порядку вчинених у судовому засіданні процесуальних дій.
Розписки осіб у справі, присутніх при проголошенні судового рішення, про одержання копії проголошеного судового рішення та/або повідомлення про вручення поштового відправлення з даними про одержання копії судового рішення підшиваються після судового рішення (у тому числі в разі проголошення вступної та резолютивної частини судового рішення).
5. При надходженні до суду поштових повідомлень (про отримання або неотримання процесуальних документів, що направляються учасникам судового процесу, або запитів у справі), працівник суду вносить до АСДС відомості щодо наявності відповідної інформації про отримання (або неотримання) документів та передає такі повідомлення працівнику, який оформлює справу, для приєднання до матеріалів справи у хронологічному порядку, із внесенням до АСДС відповідної відмітки про дату та час їх передачі та отримання.
6. У справі, в якій позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем не усунуто, відмовлено у відкритті провадження у справі, залишено позовну заяву без розгляду (на стадії відкриття провадження) або повернено позовну заяву, документи формуються та підшиваються у спеціальну обкладинку у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом.
Такі матеріали мають містити відповідну ухвалу разом із супровідним листом та копіями позовної заяви і документів, які підтверджують обставини, що послугували підставою відмови у прийнятті позовної заяви чи повернення її без розгляду. Суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи та підстав повернення позовної заяви, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно залишити у матеріалах справи.
7. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень в яких порушується питання про їх перегляд.
Матеріали щодо вирішення питань у порядку виконання судового рішення, ухваленого судом, до якого надійшли такі матеріали, підшиваються до матеріалів судової справи, рішення в якій виконується.
Якщо судове рішення винесено іншим судом або вирішується питання виконання рішень інших органів (посадових осіб) формування справи здійснюється відповідно до загального порядку, визначеного цим розділом Інструкції.
8. Внутрішній опис судової справи (додаток 6) як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає порядковий номер, дату, коротку назву документа (без скорочень), номер аркушів справи, примітки.
Документи, зазначені в додатку до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги або в іншому супровідному документі, в описі не перелічуються, але обов'язково зазначається про їх наявність згідно з переліком у додатку.
Документ, що підтверджує відсутність додатка до позовної заяви, апеляційної (касаційної) скарги, долучається до справи.
Якщо до справи підшита копія, а не оригінал документа, то про це обов'язково зазначається в описі.
Опис підписує працівник апарату суду (із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати), який оформлює справу.
У справах, де вже є внутрішній опис, при приєднанні нових документів опис та його нумерація продовжуються.
До внутрішнього опису кожного тому справи окремо складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису.
9. Оформлення судової справи передбачає нумерацію аркушів у справі з дотриманням таких правил:
- аркуші у судовій справі нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті простим графітовим олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнил, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється;
- аркуші судової справи, розділеної на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;
- аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо;
- фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи нумеруються на їх зворотному боці у верхньому лівому куті;
- аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4;
- аркуш з приклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо;
- підшиті у судові справи не описані та не опечатані конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті;
- описані та опечатані конверти (пакети), в яких вміщено речові докази або документи, нумеруються один раз. Вміст таких конвертів (пакетів) не нумеруються;
- якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;
- при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з українським алфавітом ("а", "б", "в", "г", "ґ" і далі), а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша, починаючи з другого.
10. Судові справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.
Кожен том судової справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний внутрішній опис.
Томи справи нумеруються валовою нумерацією. Якщо при нумерації томів допущені помилки, нумерація томів виправляється таким чином: на непронумерованих томах проставляється номер попереднього тому з додаванням букв згідно з українським алфавітом ("а", "б", "в", "г", "ґ" і далі), а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч томах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера тому, починаючи з другого.
11. Формування і оформлення судових справ здійснюють секретарі судових засідань, або інші визначені відповідальними, працівники апарату суду. Загальний контроль за якістю та своєчасністю формування та оформлення судових справ, здійснює керівник апарату суду.
12. При формуванні судової справи забороняється використовувати клеючі засоби, швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів.
13. Для обліку кількості аркушів у справі та фіксування особливостей їх нумерації при передачі справи до архіву суду складається засвідчувальний напис справи (додаток 7).
Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи.
У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.
У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи:
- наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
- наявність вкладень, які не можна пронумерувати (паспорт, свідоцтво про народження тощо);
- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
- номери великоформатних аркушів;
- номери конвертів з вкладеннями і кількість аркушів вкладень.
Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.
Засвідчувальний напис підписує особа, яка його склала, із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати. Усі подальші зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланнями на відповідний підтверджувальний документ (наказ, акт).
14. Написи на обкладинках судових справ робляться чітко, розбірливо світлостійким чорним / синім чорнилом (пастою), або друкарським способом.
На лицьовому боці обкладинки судової справи (матеріалів кримінального провадження) (додаток 5) зазначається:
- найменування суду;
- єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) та номер провадження відповідно до даних АСДС;
- номер тому справи (матеріалів кримінального провадження) та загальна кількість томів, якщо томів справи (матеріалів кримінального провадження) більше одного;
- прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа (матеріали кримінального провадження), норма закону відповідно до протоколу про адміністративне правопорушення, обвинувального акта, клопотання про застосування примусових заходів медичного характеру, клопотання про застосування примусових заходів виховного характеру, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності;
- суб'єкт звернення за клопотанням про забезпечення заходів кримінального провадження, вид заходу забезпечення кримінального провадження, відомості про фізичну та/або юридичну особу, стосовно якої вирішується питання щодо забезпечення заходів кримінального провадження;
- прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подала скаргу на рішення, дії чи бездіяльність слідчого або прокурора під час досудового розслідування, відомості про суб'єкта, дії чи бездіяльність якого оскаржуються, предмет оскарження;
- прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника) в адміністративній, господарській та цивільній справі;
- у разі пред'явлення зустрічного позову в адміністративній, господарській та цивільній - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;
- у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;
- дата надходження справи (матеріалів кримінального провадження) до суду.
Лівий верхній кут обкладинки справи (матеріалів кримінального провадження) залишається вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.
До судової справи документи підшиваються нитками через чотири (для документів формату А4) або два (для документів меншого формату А5) проколи голкою, шилом або іншим устаткуванням впродовж лівого, вільного від тексту, поля документів.
Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, не допускається.
Під час підшивання документів судової справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документа надруковано дуже близько до його лівого краю, то потрібно наростити корінець документа папером тієї самої якості, що й носій тексту документа.
15. Документи апеляційного провадження підшиваються в такому порядку:
- супровідний лист;
- апеляційна скарга з додатками (у тому числі документ про сплату судового збору);
- протокол автоматизованого розподілу судової справи;
- ухвала про відкриття провадження у справі;
- інші документи у порядку їх надходження (реєстрації);
- ухвала про залишення апеляційної скарги без руху (якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто);
- супровідний лист про надіслання копії ухвали про залишення апеляційної скарги без руху;
- апеляційна скарга, що надійшла в порядку усунення недоліків, з доданими до неї документами (у разі, якщо апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем усунуто);
- конверт, у якому надійшла апеляційна скарга в порядку усунення недоліків;
- супровідний лист про надіслання копії ухвали про відкриття апеляційного провадження в адміністративній справі особі, що подала апеляційну скаргу;
- заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи доказів;
- документи, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;
- розписки (повідомлення) про одержання учасниками процесу повісток;
- інші документи у хронологічному порядку.
16. У справі, в якій апеляційну скаргу було залишено без руху і недоліки не усунуто, відмовлено у відкритті провадження у справі, залишено апеляційну скаргу без розгляду (на стадії відкриття провадження) або повернено, документи формуються та підшиваються у спеціальну обкладинку у хронологічному порядку відповідно до часу надходження документа до суду або створення документа судом.
Такі матеріали мають містити відповідну ухвалу разом із супровідним листом та копіями апеляційної скарги і документів, які підтверджують обставини, що послугували підставою відмови у прийнятті чи повернення її без розгляду. Суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи та підстав повернення, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно залишити у матеріалах справи.
17. У разі розгляду справи апеляційним судом, як судом першої інстанції, судова справа формується за правилами цього розділу Інструкції.
18. Документи у справі, які не потребують вирішення та надходять після її надіслання за межі суду апеляційної інстанції, надсилаються до суду першої інстанції для подальшого приєднання до справи.
19. Судові рішення, прийняті апеляційним судом, документи апеляційного провадження підшиваються до справи виключно оригінали.
20. Після закінчення апеляційного провадження, судова справа формується і разом із супровідним листом надсилається до відповідного місцевого суду.
21. Формування судових справ, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень продовжується з дотриманням вимог Інструкції.
У такому ж порядку здійснюється формування судової справи у разі її витребування судом апеляційної інстанції.
22. У разі подання апеляційної скарги на ухвали, на які можуть бути подані скарги окремо від рішення суду, суд самостійно, виходячи з конкретних обставин справи та змісту апеляційної (касаційної) скарги, вирішує питання про перелік матеріалів, копії яких йому необхідно надіслати до суду апеляційної (касаційної) інстанції для розгляду скарги.
Копії матеріалів справи формуються в порядку, визначеному цією Інструкцією, в окремий том у тверду обкладинку. На лицьовому боці обкладинки вказується "Матеріали оскарження ухвали (зазначається найменування суду, який виніс оскаржувану ухвалу, дата винесення ухвали та номер справи) за апеляційною скаргою (зазначається найменування або прізвище, ім'я та по батькові скаржника)".
Матеріали оскарження ухвали формуються лише з копій матеріалів, необхідних для розгляду скарги. До матеріалів оскарження ухвали приєднується копія оскаржуваної ухвали, яка виготовляється з оригіналу ухвали з підписом судді (підписами суддів) та засвідчується суддею, а за його відсутності - одним із заступників голови суду або головою суду. При цьому копія оскаржуваної ухвали засвідчується в установленому порядку. Оригінал оскаржуваної ухвали залишається в матеріалах справи.
Опис матеріалів оскарження ухвали підписує суддя та відповідальна особа суду, яка формує матеріали оскарження ухвали.
Апеляційна (касаційна) скарга разом з матеріалами оскарження ухвали надсилається до відповідного суду у встановленому чинним законодавством порядку.
23. Матеріали апеляційного перегляду судових рішень, без витребування матеріалів справи та без надходження матеріалів оскарження із суду першої інстанції, формуються за загальними правилами цього розділу Інструкції та надсилаються до суду першої інстанції для приєднання до матеріалів справи. В апеляційному суді залишається контрольне провадження.
Контрольне провадження - копії матеріалів справи (кримінального провадження), сформовані в окрему обкладинку, із зазначенням усіх реквізитів справи (матеріалів кримінального провадження).
Матеріали контрольного провадження формуються з матеріалів справи (кримінального провадження) у такій же послідовності, як при формуванні справи (матеріалів кримінального провадження), документи, що приєднуються до матеріалів контрольного провадження у хронологічному порядку їх надходження до суду чи формування в суді, та мають містити:
- бланк опису документів;
- копію апеляційної скарги з додатками;
- копії документів, які були предметом розгляду та на підставі яких було постановлено оскаржуване судове рішення;
-  копію журналу судового засідання та копії матеріалів, які стосуються оскаржуваних рішень;
- копію судового рішення апеляційної інстанції.
24. Вилучення із судової справи оригіналів документів (крім процесуальних, які виготовлені судом) допускається тільки після закінчення провадження у справі.
У виняткових випадках, визначених законодавством, вилучення документів з матеріалів судової справи може здійснюватися за резолюцією судді (судді-доповідача), у провадженні якого перебуває судова справа, або голови суду, якщо провадження у справі закінчено, з обов'язковою заміною вилучених матеріалів їх належно засвідченими копіями, про що зазначається у внутрішньому описі справи у графі "Примітки".
Заява про проведення вилучення документів зі справи з відповідною резолюцією та акт вилучення документів приєднуються до матеріалів судової справи.
25. Військово-облікові документи призовників (посвідчення про приписку до призовних дільниць) і військовозобов'язаних (військові квитки або тимчасові посвідчення (замість військових квитків)), засуджених до позбавлення волі, обмеження волі або арешту, у випадку їх наявності у матеріалах справи, вилучаються та надсилаються до відповідних районних (міських) військових комісаріатів.

VIII. Особливості формування і оформлення справ про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 185-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення
1. Формування та оформлення матеріалів про адміністративне правопорушення щодо прояву неповаги до суду здійснюється відповідальним працівником відповідно до вимог Інструкції, кодексу України про адміністративні правопорушення.
2. Якщо особа, яка вчинила адміністративне правопорушення, передбачене статтею 185-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення, не оспорює допущене правопорушення і адміністративне стягнення, що на неї накладається, протокол про адміністративне правопорушення не складається, а питання про притягнення особи до відповідальності вирішується судом негайно після вчинення правопорушення, про що в судовому засіданні судом виноситься відповідна постанова. У день винесення постанови, вона передається до канцелярії суду для реєстрації в АСДС.
3. У разі наявності будь-яких заперечень стосовно визнання особою - правопорушником діяння, яке полягає у прояві неповаги до суду, судовий розпорядник складає протокол про адміністративне правопорушення відповідно до Методичних рекомендацій щодо складання протоколів про адміністративні правопорушення судовими розпорядниками, затвердженими наказом ДСА України від 18.07.2011 № 113.
Протокол, у разі його оформлення, складається у двох екземплярах, один з яких під розписку вручається особі, яка притягається до адміністративної відповідальності. У день винесення протоколу, він передається до канцелярії суду для реєстрації в АСДС.
4. Матеріали про адміністративне правопорушення, оригінал документа (квитанції) про сплату штрафу зберігаються в судовій справі, в межах якої було розглянуто документи про адміністративне правопорушення.
5. У разі відмови особи, яку притягнуто до адміністративної відповідальності, добровільно сплатити штраф, постанова про накладення штрафу вноситься до Єдиного державного реєстру виконавчих документів та не пізніше наступного дня пред'являється для примусового виконання до органу державної виконавчої служби за місцем проживання порушника, роботи або за місцезнаходженням його майна у порядку, встановленому Законом України "Про виконавче провадження".

IX. Направлення судових справ за межі суду
1. Направлення справи за межі суду, у тому числі до апеляційної чи касаційної інстанції, до іншого місцевого суду, до експертних установ для проведення експертизи, до слідчих органів тощо, а також повернення справи за належністю до місцевого чи апеляційного суду здійснюється на підставі відповідного процесуального документа.
У кожному випадку справа надсилається за межі суду із супровідним листом, підписаним головуючим суддею у справі, у якому зазначаються підстави направлення (повернення) справи та її реквізити.
Судові справи надсилаються поштою або передаються відповідальним працівником апарату суду. Передавання справ через сторонніх осіб категорично заборонено.
На кожну справу, що направляється за межі суду, складається окремий супровідний лист.
Примірник супровідного листа підшивається до справи, що направляється за межі суду, та включається до опису справи у хронологічному порядку.
2. У випадках, не передбачених процесуальним законодавством, судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування судових справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.
Забороняється надсилати судові справи, провадження в яких не закінчено, крім випадків передбачених законодавством.
3. При направленні за межі суду справа повинна містити документи, пронумеровані та підшиті в порядку, вказаному в описі. Забороняється направлення за межі суду справ з наявністю неповного опису справи та непідшитих документів, крім випадків, коли вона є речовим доказом. Використання будь-якого механічного способу скріплення документів, окрім їх підшивання до справи, не допускається.
4. На всі судові справи, що направляються за межі суду (направлення справи до експертних установ, слідчих органів тощо, крім випадків апеляційного/касаційного оскарження, направлення справи на узагальнення судової практики), заводиться справа-замінник за тим же номером (додаток 8), яка формується за правилами розділу VII Інструкції.
Справа-замінник має містити:
- копії аркушів внутрішнього опису;
- копії судових рішень у справі;
- копію документа, на підставі якого справу направлено за межі суду (ухвалу, запит тощо);
- копію супровідного листа з вихідними даними;
- документи у справі, які надійшли після її відправлення.
5. Канцелярія здійснює перевірку стану справи, яка направляється за межі суду.
6. Справа-замінник зберігається у судді (головуючого судді або судді-доповідача у разі колегіального розгляду судової справи).
7. Документи у справі, які надійшли після її відправлення за межі суду, після їх реєстрації в АСДС канцелярією передаються судді.
У справі-заміннику зберігаються всі документи, що надійшли до суду з моменту відправлення і до моменту повернення справи до суду.
8. При поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису.
У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи працівники канцелярії складають про це акт (додаток 1) у двох примірниках та доповідають керівнику апарату суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий надсилається до органу, від якого надійшла справа.
Після повернення судової справи до суду документи, які надійшли після її відправлення за межі суду (крім копій або тих що вже наявні у справі), вилучаються з справи-замінника та приєднуються до судової справи.
Справа-замінник (у разі наявності в ньому документів після повернення матеріалів справи та вилучення з нього документів для приєднання до матеріалів судової справи) передається на зберіганні до архіву суду разом зі справою.

X. Надання судової справи для ознайомлення
1. Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення апаратом суду за резолюцією судді (судді-доповідача), або голови суду, або заступника голови суду, або секретаря відповідної судової палати на підставі письмової вимоги (заяви) таким особам:
- прокуророві, який має право на участь у розгляді справи, - після пред'явлення службового посвідчення;
- адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, зокрема: посвідчення адвоката, договору про надання правової допомоги; довіреності; ордера; доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги);
- учасникам справи (кримінального провадження), а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов'язки (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та в необхідних випадках - доручення представника).
Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем для проведення аналізів, узагальнень або з іншою метою, не пов'язаною з розглядом справи (матеріалів кримінального провадження), справи видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги з резолюцією голови суду (якщо провадження у справі закінчено) або судді/судді-доповідача (якщо провадження у справі не закінчено), після пред'явлення службового посвідчення.
2. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) проводиться виключно у приміщенні суду, у визначеному наказом голови суду місці, протягом усього робочого часу суду та в присутності працівника апарату суду. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом (журналом) судового засідання особи, яка перебуває під вартою (підозрюваної, обвинуваченої або засудженої), відбувається у спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду або безпосередньо у місці тримання під вартою.
3. Факт ознайомлення із матеріалами справи (кримінального провадження) фіксується працівником апарату суду в журналі видачі судових справ (додаток 9) шляхом вчинення запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою (матеріалами кримінального провадження).
4. У порядку підготовки судової справи для ознайомлення відповідальний працівник суду після отримання заяви з резолюцією та судової справи забезпечує (перевіряє) її формування згідно з вимогами Інструкції (зокрема, перевіряються наявність томів, повнота підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, наявність та цілісність технічних носіїв з аудіозаписом (відеозаписом) судового засідання).
5. Судова справа видається для ознайомлення після перевірки документів, що посвідчують особу та її повноваження відповідно до чинного законодавства.
Особи під час ознайомлення з матеріалами судових справ можуть робити з них виписки та копії відповідно до вимог законодавства.
6. Після ознайомлення з матеріалами судової справи така особа робить відповідний запис на своїй заяві про надання судової справи для ознайомлення (із обов'язковим зазначенням підпису, ініціалів та прізвища, дати ознайомлення), після чого заява долучається до матеріалів судової справи.
7. При поверненні судової справи після ознайомлення відповідальний працівник, який видавав судову справу, повинен ретельно перевірити наявність у судовій справі всіх документів у присутності особи, якій справа надавалась для ознайомлення.
У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких за резолюцією судді долучається до судової справи, другий - передається для вжиття відповідних заходів керівнику апарату суду.

XI. Засвідчення та видавання копій судових рішень і документів
1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до чинного законодавства мають право на їх одержання.
Учасникам справи, які були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення вручаються негайно після проголошення такого рішення, під розписку безпосередньо в суді.
Копія вироку негайно після його проголошення вручається засудженому або виправданому та прокурору під розписку безпосередньо в суді.
2. Учасникам справи, які не були присутні в судовому засіданні, або якщо судове рішення було ухвалено в порядку письмового провадження чи без повідомлення (виклику) учасників справи, копія судового рішення, засвідчена відповідно до вимог Інструкції, надсилається протягом двох днів з дня його складення у повному обсязі у порядку, визначеному законом, у випадку наявності у особи офіційної електронної адреси - в електронній формі, або рекомендованим листом з повідомленням про вручення - якщо офіційна електронна адреса відсутня.
Копія судового рішення, засвідчена відповідно до вимог Інструкції, ухваленого за результатами розгляду кримінального провадження, не пізніше наступного дня після ухвалення, надсилається учаснику судового провадження, який не був присутнім в судовому засіданні.
3. Копії судових рішень мають бути підписані відповідальним працівником суду та суддею (суддею-доповідачем, головуючим суддею). У разі відсутності судді (відпустка, тривале відрядження, хвороба та інше) - головою суду чи його заступником, або іншим суддею відповідного суду.
У разі якщо судове рішення не набрало законної сили, про це працівником апарату суду зазначається на копії, що видається чи надсилається.
На копії судового рішення, що набрало законної сили, зазначається дата набрання ним чинності.
На вимогу нотаріальних органів, органів Державної реєстраційної служби України, органів Національної поліції України на копії судового рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться у матеріалах справи (кримінального провадження).
4. Копії судових рішень у судових справах повинні бути прошиті, пронумеровані, засвідчені та скріплені гербовою печаткою суду.
5. Копії судових рішень у справі, які видаються учасникам судового процесу повторно, виготовляються апаратом суду лише після внесення встановленої законодавством суми судового збору за виготовлення копії судового рішення.
6. Копія судового рішення може бути виготовлена шляхом:
- виготовлення ксерокопії з оригіналу судового рішення, яке знаходиться в матеріалах справи;
- роздруківки копії судового рішення, збереженого в електронному вигляді в АСДС.
7. Копії документів, долучених до судової справи, можуть видаватися за письмовою заявою відповідальними працівниками суду, відповідно до резолюції судді в провадженні якого знаходиться справа, або голови суду, у разі зберігання справи в архіві. Копія такого документа засвідчується як така, що відповідає матеріалам справи, та скріплюється печаткою суду.
8. Копія документа, долученого до судової справи, виготовляється шляхом виготовлення фотокопії (сканованої копії, ксерокопії) з документа.
9. Копія судового рішення (документа) засвідчується відміткою:
"Згідно з оригіналом" (у разі засвідчення копії з паперового оригіналу документа) та може доповнюватися відмітками "Відповідає документу, що міститься в матеріалах справи" (у разі засвідчення копії з фотокопії (сканованої копії) судового рішення);
"Виготовлено з автоматизованої системи документообігу суду" (у разі засвідчення з оригіналу електронного документа, збереженого в АСДС);
На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія".
На копії документа зазначається найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії.
Відмітка про засвідчення розміщується нижче реквізиту документа "Підпис".
Копія документа скріплюється відповідною печаткою суду.
10. Якщо копія складається з кількох аркушів, вона має бути прошнурована нитками на три проколи, а на зворотному боці останнього аркуша скріплена підписом відповідальної особи апарату суду, засвідчена відбитком печатки суду, із відміткою "Всього в копії _____ арк.", посади та П. І. Б. відповідальної особи апарату суду. Допускається засвідчувати копії документів поаркушно.
11. До копії судового рішення, в яке внесено зміни, також додається копія судового рішення, яким судове рішення змінено.
12. У разі, якщо судова справа знаходиться поза межами суду, суд може виготовити лише завірену належним чином копію судового рішення, виготовленого цим судом. Перед виготовленням копії судового рішення відповідальний працівник суду перевіряє відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили.
13. Особа, яка одержала копію судового рішення, іншого документа, повинна розписатись в її отриманні.
14. Після повернення судових справ із судів апеляційної чи касаційної інстанції копії судових рішень цих судів, а також інші матеріали справи видаються судом першої інстанції.
15. Заява про повторну видачу копій судових рішень з відміткою заявника про їх отримання та документ, який підтверджує сплату судового збору за надання копій судових рішень, підшивається до матеріалів судової справи.

XII. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду
1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки документів зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.
2. Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 10), бланків документів - у журналі обліку бланків суду (додаток 11) окремо за їх видами. Видавання бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.
Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються керівником апарату суду із засвідченням відбитком гербової печатки суду.
3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.
4. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків суду здійснюється відповідальною особою суду, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та визначених ним осіб.
5. Гербова печатка суду за розпорядженням голови суду зберігається у керівника апарату суду або іншого уповноваженого ним працівника.
Наказом керівника апарату суду визначаються відповідальні працівники за зберігання печаток та штампів суду.
6. Відбитком гербової печатки суду засвідчуються:
- виконавчі документи суду;
- копії судових рішень, що підлягають виконанню, без видачі виконавчого документа;
- копії судових рішень, що набрали (не набрали) законної сили;
- акти про знищення речових доказів;
- ухвали про повернення судового збору;
- подання та клопотання про нагородження;
- трудові книжки, посвідчення;
- довідки про місце роботи та розмір заробітної плати;
- бухгалтерська та статистична звітність;
- договори підряду, оренди приміщень, про виконання робіт тощо;
- акти виконання робіт, акти звірки розрахунків;
- довіреності, журнали реєстрації довіреностей;
- листи, розрахунки щодо фінансових операцій;
- документи, що застосовуються у процесі виконання бюджету;
- подання про повернення помилково сплаченого судового збору;
- інші документи, на яких наявність відбитка гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами.
У судах можуть використовуватися номерні гербові печатки.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".
7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з відповідною відміткою про це в журналах обліку.
Для знищення печаток і штампів керівником апарату суду утворюється комісія, в яку входять по одному представнику канцелярії, підрозділу, що відповідає за матеріально-технічне забезпечення, та підрозділу, печатки та штампи якого знищуються. Комісія складає акт знищення печаток та штампів, у якому зазначається:
- кількість печаток та штампів, які знищуються;
- підстава знищення печаток та штампів (реорганізація органу чи структурного підрозділу, їх ліквідація, перейменування тощо);
- склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад;
- дата і місце знищення печаток і штампів.
Акт складається у двох примірниках, один з яких зберігається в канцелярії, другий - у підрозділі, печатки та штампи якого знищувалися.
Печатки та штампи знищуються таким чином: металеві вироби - шляхом обпилювання двома перехресними лініями; гумові, каучукові деталі - розрізанням на малі нез'єднувані, невідновлювані частини; пластмасові - шляхом механічного розбивання на такі ж нез'єднувані, невідновлювані частини.
8. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік та може проводитись одночасно з перевіркою стану діловодства. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку.
У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівництва суду.
9. Про факти втрати печаток (крім гербової) або штампів негайно інформується керівництво суду, а при втраті гербової печатки суду - також керівництво ДСА України.
За фактами втрати печаток і штампів проводиться службове розслідування (перевірка), яке (яка) призначається керівником апарату суду.
10. Бланки виготовляються друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів.
Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки. Порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного поля бланка або лівому полі лицьового боку бланка.
Кожен вид пронумерованого бланка обліковується в журналі реєстрації бланків документів, або іншій реєстраційній формі, а бланки зберігаються в шафах, сейфах, що надійно зачиняються і опечатуються.
11. Знищення зіпсованих пронумерованих бланків у суді здійснюється в установленому порядку за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.
Особи, які відповідають за облік, зберігання та використання пронумерованих бланків, визначаються наказом керівника апарата суду.

Наступна частина 3