Відповідно до статті 19 Закону України “Про Державну реєстрацію актів цивільного стану”, повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, оригінал якого було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, та повторна видача свідоцтва у разі внесення змін до актового запису чи його поновлення здійснюються відділами державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичними представництвами і консульськими установами України на підставі актового запису цивільного стану за заявою особи, щодо якої складено запис, батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників, представника закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, органу опіки та піклування. Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану видається представникам зазначених установ за довіреністю установи та при пред'явленні документів, що посвідчують їх особу.
Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя та близьким родичам померлого на підставі їх заяви та представникові органу опіки і піклування у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб, які мають право на отримання такого свідоцтва.
Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних та Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, а також дипломатичними представництвами та консульськими установами України.
Особам, яким виповнилося 16 років, свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану може повторно видаватися за наявності паспорта (паспортного документа).
Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини.
Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, а також дітям, у тому числі й усиновленим, та їх законним представникам, близьким родичам померлого (братам і сестрам, онукам, діду і бабі як з боку батька, так і з боку матері), особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом, представникові органу опіки та піклування у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб, які мають право на отримання такого свідоцтва.
Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються.
Після припинення шлюбу внаслідок його розірвання свідоцтва про шлюб повторно не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища.
Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.
На свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану, що повторно видаються, робиться відмітка "Повторно".
В актовому записі про державну реєстрацію акту цивільного стану, на підставі якого повторно видано свідоцтво, проставляються серія, номер та дата видачі цього свідоцтва.
Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи на підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану іноземців, осіб без громадянства та громадян України, які проживають за кордоном, витребовуються через дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном, а також через Міністерство закордонних справ України за заявою або анкетою (установленого зразка), підписаною особою, яка витребовує документи.
Якщо договорами про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, установлений інший порядок витребування цих документів від компетентних органів іноземних держав, то діють правила, передбачені відповідним договором.
Особам, щодо яких державна реєстрація актів цивільного стану проводилась у дипломатичних представництвах або консульських установах України, видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції у місті Києві та Київській області, якщо такі записи передано їм на зберігання.
У заяві щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначаються: прізвище, власне ім'я, по батькові та адреса заявника; прізвище, власне ім'я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво; яке необхідне свідоцтво; коли і яким органом державної реєстрації актів цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту цього свідоцтва та проставляється особистий підпис заявника.
Якщо витребовується свідоцтво про народження, то додатково зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові батьків.
При витребовуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначаються прізвища, власні імена, по батькові обох з подружжя.
На заяві щодо повторної видачі свідоцтва про смерть відділ державної реєстрації актів цивільного стану зазначає дані документів, які підтверджують родинні стосунки заявника з померлим або право на спадкування.
Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно видаються того самого дня при пред'явленні ними паспорта або паспортного документа.
За заявою щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, яка надійшла поштою, свідоцтво надсилається в 15-денний строк до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем проживання заявника, про що доводиться до його відома.
На заяві зазначаються назва відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого надіслано свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, дата надіслання, а також номер і серія свідоцтва.
Якщо окремі графи в актових записах цивільного стану не заповнені або відсутні, то вони в повторно виданих свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану прокреслюються.
Перевірка наявності актового запису цивільного стану проводиться за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян, а також за даними книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, які зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до внесення їх відомостей до цього Реєстру.
Якщо актового запису цивільного стану в книгах державної реєстрації актів цивільного стану чи в метричних книгах відповідно до дати реєстрації (запису) акту цивільного стану, зазначеної в заяві щодо повторної видачі відповідного свідоцтва, не виявлено, відділом державної реєстрації актів цивільного стану проводиться перевірка першого та другого примірників актового запису цивільного стану за сім років: за рік, указаний у заяві, а також за три попередні і три наступні роки та за поновленими актовими записами цивільного стану.
У разі відсутності актового запису цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану заявникові видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану у порядку, передбаченому Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 № 1269/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 25.07.2008 за № 691/15382 (далі - Інструкція з ведення Реєстру).
Фізична особа по досягненні 16-річного віку має право на отримання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян стосовно відомостей про себе та про своїх родичів за умови пред'явлення паспорта (паспортного документа) і документів, що підтверджують родинні стосунки, за правилами та в порядку, передбачених Порядком ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064, та Інструкцією з ведення Реєстру.
Якщо на ім'я особи, яка не є родичем померлого, зроблено заповіт в установі банку, то відділи державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про смерть повинні видати пред'явнику відповідного документа витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть.
Якщо відносно особи, яка не є родичем померлого, але яка згідно з договором особистого страхування життя, укладеним у фінансових установах, створених відповідно до Закону України "Про страхування", є вигодонабувачем, то відділи державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про смерть повинні видати пред'явнику зазначеного договору витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть.
Для отримання допомоги у зв'язку з народженням, а також для отримання допомоги на поховання видаються витяги з Реєстру:
а) витяг з Реєстру про реєстрацію народження згідно з частиною першою статті 135 Сімейного кодексу Українидля призначення допомоги;
б) витяг з Реєстру про народження для виплати допомоги у зв'язку з народженням дитини;
в) витяг з Реєстру про смерть для отримання допомоги на поховання .
У разі втрати витягів з Реєстру, передбачених цим пунктом, на письмові запити фізичних осіб з дотриманням вимог законодавства видаються дублікати відповідних витягів з позначкою "дублікат" та із зазначенням дати видачі дубліката витягу. Зазначені витяги з Реєстру видаються реєстратором за місцем зберігання паперового носія відповідного актового запису цивільного стану.
Фізична та юридична особа має право звернутись до реєстратора за отриманням витягу з Реєстру незалежно від місця проживання (розташування) та місця реєстрації акту цивільного стану.
При зверненні осіб не за місцем зберігання паперового носія відповідного актового запису витяг з Реєстру може бути виданий тільки після перевірки реєстратором відомостей актового запису цивільного стану в Реєстрі з даними його паперового носія шляхом звернення до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації акту цивільного стану. Витяг з Реєстру видається тільки після надходження підтвердження відповідності відомостей у Реєстрі та в паперовому носії актового запису цивільного стану чи отримання копії паперового носія актового запису, про що зазначається в Реєстрі.
Витяг з Реєстру, призначений для використання на території іншої держави, видається реєстратором за місцем зберігання відповідних книг реєстрації актів цивільного стану.
При зверненні фізичних та юридичних осіб з питання отримання витягу/повного витягу з Реєстру до реєстратора не за місцем зберігання паперового носія відповідного актового запису цивільного стану у разі, якщо його відомості ще не внесено до Реєстру, реєстратор відділу реєстрації актів цивільного стану, в архіві якого зберігається актовий запис, попередньо вносить відомості актового запису цивільного стану до Реєстру, про що повідомляє реєстратору, який видаватиме витяг. Реєстратор відділу реєстрації актів цивільного стану, в архіві якого зберігається актовий запис цивільного стану, направляє підтвердження чи копію актового запису цивільного стану, необхідне для видачі витягу з Реєстру, протягом п'яти робочих днів з дня надходження звернення.
Витяги з Реєстру видаються на спеціальних бланках документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України, завіряються підписом реєстратора та скріплюються гербовою печаткою відповідного відділу реєстрації актів цивільного стану.

Закон України “Про державну реєстрацію актів цивільного стану”

Постанова КМУ “Порядок ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян”

Наказ Міністерства юстиції України “Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні”

Наказ Міністерства юстиції України “Інструкція з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян”