Урядом урегульовано питання організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього.
Електронний реєстр листків непрацездатності формуватиметься як електронна база даних із використанням інформаційної інфраструктури Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, що оперуватиме масивами інформації із реєстру застрахованих осіб та наповнюватиметься даними із електронної системи охорони здоров’я eHealth про підтверджені лікарями факти тимчасової непрацездатності осіб через програмне забезпечення медичних інформаційних систем, установлених в закладах охорони здоров’я.
Наявні в Реєстрі дані автоматично передаватимуться інформаційно-телекомунікаційним системам Фонду соціального страхування України, який відповідно до законодавства проводить перевірку обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності.
Для забезпечення спрощення отримання інформації про листки непрацездатності передбачено можливість безпосереднього доступу до реєстру застрахованих осіб і страхувальників через електронні кабінети на веб-порталі Пенсійного фонду України.
Реєстр формує та веде Пенсійний фонд України, який є володільцем його даних.

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 р. № 328

ПОРЯДОК
організації ведення Електронного реєстру листків 
непрацездатності та надання інформації з нього

1. Цей Порядок визначає механізм організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності (далі — Реєстр) та надання інформації з нього.
Реєстр ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності для реалізації прав застрахованих осіб на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця, а також для проведення перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності.
2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:
-єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності — унікальний номер, який формується та присвоюється автоматично за допомогою програмних засобів ведення Реєстру, складається з цифр, що утворюють числа натурального ряду шляхом додавання одиниці до останнього наявного номера, та за яким може бути ідентифіковано випадок тимчасової непрацездатності та всі пов’язані з ним документи в Реєстрі;
-листок непрацездатності — оформлений і виданий в порядку, визначеному МОЗ, за погодженням з Мінсоцполітики та Фондом соціального страхування та зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності в Реєстрі документ, що засвідчує тимчасову втрату працездатності та є єдиною підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах;
-медичний висновок — створений в електронній формі на підставі медичних записів і зареєстрований в електронній системі охорони здоров’я документ, що містить висновок  лікаря (комісії лікарів) за результатами медичної експертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність та є єдиною підставою для створення листка непрацездатності;
-особа, яка засвідчує тимчасову непрацездатність, — лікар (голова комісії лікарів) у закладах охорони здоров’я, а  також лікар, який провадить господарську діяльність з медичної практики як фізична особа —підприємець, з наявною ліцензією на право провадження господарської діяльності з медичної практики;
-портал послуг — веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України;
-реєстраційний номер облікової картки платника податків —реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи згідно з Державним реєстром фізичних осіб — платників податків; для застрахованих осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають про це відмітку в паспорті громадянина України, зазначаються:
- для осіб з паспортом громадянина України у формі книжечки —БКNNXXXXXX, де БК — константа, що вказує на відмову від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків; NN — дві українські літери серії паспорта громадянина України (верхній регістр); XXXXXX — шість цифр номера паспорта громадянина України (з ведучими нулями);
- для осіб з паспортом громадянина України у формі картки, що містить безконтактний електронний носій, які мають відмітку “відмова”, —ПXXXXXXXXX, де П — константа, що вказує на відмову від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків; XXXXXXXXX — дев’ять цифр номера паспорта громадянина України;
- для іноземців та осіб без громадянства, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, — реквізити документа, виданого уповноваженим органом іноземної держави або статутною організацією ООН, що підтверджує громадянство іноземця, посвідчує особу іноземця або особу без громадянства, надає право на в’їзд або виїзд з держави та визнається Україною;
-ризик-орієнтована інформаційно-аналітична система Фонду соціального страхування — автоматизована система, яка дає змогу проводити оброблення та аналіз обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам на підставі інформації з Реєстру;
-уповноважена особа — особа, яку керівником закладу охорони здоров’я, лікарем, що провадить господарську діяльність з медичної практики як фізична особа — підприємець із наявною ліцензією на провадження господарської діяльності з медичної практики, уповноважено реєструвати медичні висновки в електронній системі охорони здоров’я.
Терміни “електронна система охорони здоров’я” та “медичні записи” використовуються у значенні, наведеному у Законі України “Про державні фінансові гарантії медичного обслуговування населення”.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному у Законах України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”, “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування”, “Про електронні довірчі послуги”.
3. Реєстр ведеться державною мовою. Допускається використання латинських літер під час кодування діагнозів і звернень, написання електронної адреси.
4. Реєстр формує та веде Пенсійний фонд України, який є володільцем даних Реєстру.
5. Суб’єктами інформаційного обміну є МОЗ, НСЗУ, Пенсійний фонд України, Фонд соціального страхування.
Структура, формат відомостей та вимоги до їх контролю, процедури взаємодії інформаційно-телекомунікаційних систем з Реєстром і зміни до них визначаються відповідними суб’єктами інформаційного обміну спільними рішеннями, які оформляються окремими протоколами, підготовленими на підставі цього Порядку.
Під час обміну інформацією суб’єкти інформаційного обміну впроваджують організаційно-технічні заходи, які забезпечують захист інформації з обмеженим доступом, що передається, та побудову комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно із статтею 8 Закону України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”.
Інформаційний обмін між суб’єктами інформаційного обміну проводиться в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки, захищених носіїв особистих ключів та засобів криптографічного захисту інформації, які відповідають вимогам до форматів криптографічних повідомлень, форматів структури, протоколів, алгоритмів та інтерфейсів, установлених законодавством.
6. Під час ведення Реєстру забезпечується проведення процедур і заходів контролю та верифікації даних, моніторингу змін індивідуальних відомостей, захисту інформації, технологічного і програмного забезпечення, в тому числі від несанкціонованого доступу, що застосовуються під час ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відповідно до положення про його ведення.
7. Порядок та умови інформаційної взаємодії володільця даних Реєстру з володільцями державних електронних інформаційних ресурсів визначаються нормативно-правовими актами суб’єктів інформаційного обміну, прийнятими в межах їх компетенції, а також угодами про обмін інформацією та протоколами до них.
8. У процесі інформаційної взаємодії суб’єкти інформаційного обміну впроваджують організаційно-технічні заходи, які забезпечують захист конфіденційної інформації, що передається відповідно до її категорії та повноважень користувачів стосовно цієї інформації.
9. Інформаційна взаємодія проводиться в електронній формі з дотриманням вимог Законів України “Про електронні довірчі послуги”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про захист персональних даних”.
10. Ведення Реєстру передбачає:
1) оброблення в Реєстрі інформації про листки непрацездатності та інформації, що надходить із джерел, визначених підпунктами 1—4 
пункту 11 цього Порядку;
2) формування єдиного реєстраційного номера листка непрацездатності;
3) пошук відомостей у Реєстрі;
4) внесення змін до записів Реєстру, у тому числі про реєстрацію нового листка непрацездатності застрахованої особи, щодо якої обробляється інформація про листок непрацездатності, строк дії якого не закінчився;
5) передання інформації між суб’єктами інформаційного обміну, інформаційну взаємодію їх інформаційно-телекомунікаційних систем;
6) формування повідомлень суб’єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;
7) надання відомостей з Реєстру застрахованим особам, страхувальникам, особі, яка засвідчує тимчасову непрацездатність, уповноваженій особі, Держпраці;
8) використання довідників і класифікаторів державних реєстрів, а також Міжнародної статистичної класифікації хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я (МКХ-10) і Міжнародної класифікації первинної медичної допомоги (ICPC-2-Е);
9) функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в Реєстрі, отримання відомостей з Реєстру, періодичне оприлюднення інформації з Реєстру.
11. Реєстр формується як система накопичення, зберігання та використання електронних даних з використанням інформаційної інфраструктури реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відповідно до вимог Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги”, “Про захист персональних даних”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, що надходять:
1) з електронної системи охорони здоров’я, — про медичні висновки, зареєстровані особами, що засвідчують тимчасову непрацездатність, або уповноваженими особами, в тому числі медичні висновки, зареєстровані відповідно до направлень медико-соціальних експертних комісій, на підставі яких реєструються листки непрацездатності;
2) від застрахованих осіб та / або страхувальників, — звернення (повідомлення, заяви) про тимчасову втрату працездатності або відновлення працездатності застрахованих осіб у випадках, передбачених законодавством;
3) з Фонду соціального страхування, — про результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам, суми допомоги, які нараховано та виплачено на підставі листків непрацездатності, відмову в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності у порядку, встановленому правлінням Фонду соціального страхування;
4) від страхувальників, — про суми допомоги, які нараховано та виплачено на підставі листків непрацездатності, суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, про відмову в наданні застрахованій особі допомоги у випадках, передбачених законодавством.
Форми звернень (повідомлень, заяв) застрахованих осіб і страхувальників, передбачених підпунктами 2 і 4 цього пункту, затверджуються володільцем даних Реєстру в установленому законодавством порядку.
12. Реєстр складається із записів про тимчасову непрацездатність, що створюються автоматично програмними засобами на підставі інформації, що надходить із джерел, зазначених у пункті 11 цього Порядку.
13. Запис про тимчасову непрацездатність містить відомості про:
1) пацієнта (у разі непрацездатності особи, зумовленої необхідністю догляду: за хворою дитиною; за хворим членом сім’ї; за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною):
-прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);
-дату народження;
-реєстраційний номер облікової картки платника податків;
-стать;
2) тимчасово непрацездатну особу:
-прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);
-дату народження;
-реєстраційний номер облікової картки платника податків;
-стать;
-найменування страхувальника та його індивідуальний податковий номер в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб —підприємців та громадських формувань;
3) випадок тимчасової непрацездатності:
-унікальний номер випадку непрацездатності за даними електронної системи охорони здоров’я;
-номер, дату (час) реєстрації медичного висновку в електронній системі охорони здоров’я;
-дату (час) надходження інформації до Реєстру, що фіксується автоматично і відповідає даті та часу збереження цих відомостей;
-єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності;
-причину непрацездатності (тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, що не пов’язані з нещасним випадком на виробництві; вагітність та пологи; необхідність догляду за хворою дитиною; необхідність догляду за хворим членом сім’ї; необхідність догляду за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною; карантин, накладений відповідно до законодавства; тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу; протезування з поміщенням у стаціонар протезно-ортопедичного підприємства; перебування в реабілітаційних відділеннях санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм; тимчасова непрацездатність внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання);
-період тимчасової непрацездатності: період звільнення від роботи (з/по); період переведення тимчасово на іншу роботу (з/по). Період тимчасової непрацездатності визначається строками, зазначеними у медичних висновках, які видано в межах одного випадку непрацездатності. Кінцева дата періоду непрацездатності може визначатися застрахованою особою самостійно шляхом подання до Реєстру звернення (повідомлення, заяви) про відновлення працездатності (крім випадків непрацездатності у зв’язку з карантином) відповідно до законодавства;
-призначений режим лікування;
-порушення режиму лікування із зазначенням дат і видів порушень;
-відомості про направлення на огляд та дату надходження (реєстрації) документів до медико-соціальної експертної комісії, дату огляду та висновок медико-соціальної експертної комісії;
-відомості про направлення в реабілітаційне відділення санаторно-курортного закладу після перенесених захворювань і травм безпосередньо із стаціонару закладу охорони здоров’я із зазначенням дат початку та закінчення путівки, її номера, назви санаторно-курортного закладу;
-результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження листка непрацездатності;
4) особу, яка засвідчила відомості, зазначені у підпункті 3 цього пункту, і зареєструвала медичний висновок в електронній системі охорони здоров’я:
-посаду;
-прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);
-реєстраційний номер облікової картки платника податків;
5) заклад охорони здоров’я:
-найменування суб’єкта господарювання або прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи — підприємця, номер в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
-адресу місця проведення медичної експертизи з тимчасової непрацездатності, електронну адресу, номер телефону;
6) дані для забезпечення збору статистичної інформації про показники середньої тривалості випадків тимчасової втрати працездатності за відповідним кодом діагнозу згідно з Міжнародною статистичною класифікацією хвороб та споріднених проблем охорони здоров’я (МКХ-10) або Міжнародною класифікацією первинної медичної допомоги (ICPC-2-Е);
7) суму допомоги, що нарахована на підставі листка непрацездатності, в в тому числі суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, та відомості про їх виплату;
8) відмову в наданні застрахованій особі допомоги по тимчасовій непрацездатності та її причини:
-одержання застрахованою особою травм або захворювання під час вчинення нею злочину;
-навмисне заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;
-перебування під арештом, проведення судово-медичної експертизи, примусове лікування, призначене за постановою суду;
-тимчасова непрацездатність у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних з таким сп’янінням;
-перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням;
-порушення режиму, встановленого для застрахованої особи лікарем;
-неявка без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, у тому числі на лікарсько-консультативну комісію чи медико-соціальну експертну комісію;
9) порушення встановленого порядку видачі та продовження листка непрацездатності за результатами перевірки обґрунтованості його видачі та продовження.
14. Відомості щодо повноважень уповноваженої особи, яка зареєструвала медичний висновок, та особи, яка засвідчила тимчасову непрацездатність, містяться в електронній системі охорони здоров’я та надаються відповідно до законодавства про електронну систему охорони здоров’я.
15. Відомості з електронної системи охорони здоров’я надходять в режимі реального часу (он-лайн) інформаційно-телекомунікаційними засобами в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки, захищених носіїв особистих ключів та засобів криптографічного захисту інформації, які відповідають вимогам до форматів криптографічних повідомлень, форматів структури, протоколів, алгоритмів та інтерфейсів, установлених законодавством.
16. У разі надходження до Реєстру повідомлення про реєстрацію тимчасової непрацездатності особи, яка не бере участі у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні або щодо якої відсутні відомості в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, автоматично формуються та надсилаються в режимі реального часу (он-лайн) відповідні повідомлення до електронної системи охорони здоров’я.
17. У разі надходження до Реєстру повідомлення про реєстрацію тимчасової непрацездатності особи, щодо якої наявна інформація про листок непрацездатності, строк дії якого не закінчився, до кожного із записів вноситься інформація про це та створюється автоматичне повідомлення щодо кожного з медичних висновків для електронної системи охорони здоров’я, яке є доступним також застрахованій особі та страхувальнику в їх електронних кабінетах на порталі послуг.
18. Інформація з Реєстру надається до ризик-орієнтованої інформаційно-аналітичної системи Фонду соціального страхування та містить відомості, передбачені пунктом 13 цього Порядку, в обсязі, необхідному для проведення перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам, надання матеріального забезпечення, страхових виплат та соціальних послуг відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.
19. Інформація з Реєстру, що надається Держпраці, містить відомості про посилання на нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання в обсязі, необхідному для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві, та повідомлення, передбачені пунктом 16 цього Порядку.
20. Інформація з Реєстру, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, період і причину непрацездатності, надається тільки особі, якої ці відомості стосуються, її страхувальнику — за період перебування особи у трудових відносинах із ним відповідно через електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг, а також особі, яка засвідчує тимчасову непрацездатність, уповноваженій особі — через електронну систему охорони здоров’я у формі електронних копій документів про непрацездатність.
21. Інформація з Реєстру надається територіальними органами Пенсійного фонду України в паперовій формі як витяг з Реєстру за усним зверненням:
-застрахованій особі — особисто з пред’явленням паспорта громадянина України (іншого документа, що посвідчує особу), документа, який підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків за серією та/або номером паспорта громадянина України, або свідоцтва про загальнообов’язкове соціальне страхування чи пенсійного посвідчення;
-батькам, опікуну, піклувальнику, іншому законному представнику, якщо застрахованою особою є неповнолітня або недієздатна особа чи особа, цивільна дієздатність якої обмежена, — з пред’явленням документів, що засвідчують право на представництво інтересів цієї застрахованої особи;
-представнику застрахованої особи чи страхувальника — з пред’явленням документів, що посвідчують особу представника та її повноваження діяти від імені особи, яку він представляє.
Інформація з Реєстру може надаватися застрахованим особам в електронній формі через термінали доступу, в тому числі автоматизовані, суб’єктів, підключених до інформаційних сервісів на порталі послуг відповідно до укладених з Пенсійним фондом України договорів у порядку, встановленому законодавством.
Передавання інформації через зовнішніх користувачів масових прикладних сервісів порталу послуг, до яких можуть належати банки, національний оператор поштового зв’язку, страхувальники, інші підприємства, установи та організації (за згодою застрахованих осіб або у випадках та у порядку, встановлених законодавством у сфері захисту персональних даних) тощо, проводиться за наявності комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно з вимогами законодавства у сфері захисту інформації.
22. Пошук відомостей у Реєстрі проводиться за прізвищем, іменем, по батькові (за наявності) та датою народження застрахованої особи, її реєстраційним номером облікової картки платника податків за принципом повного збігу всіх зазначених ідентифікаторів пошуку та/або кожного окремого із зазначених ідентифікаторів пошуку.
23. Відомості з Реєстру формуються тільки за допомогою програмних засобів його ведення з обов’язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу їх формування у вигляді витягу.
Інформація з Реєстру містить актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку.
24. Інформацією з Реєстру, що підлягає оприлюдненню, є:
1) номер листка непрацездатності, дата його відкриття, продовження, закриття, відомості щодо перевірки обґрунтованості його видачі (у разі проведення);
2) кількість, причини, середня тривалість зареєстрованих листків непрацездатності за місяць, квартал, рік, за регіонами, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
3) кількість необґрунтовано виданих і продовжених листків непрацездатності за місяць, квартал, рік, за регіонами, закладами охорони здоров’я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
4) кількість днів тимчасової непрацездатності за місяць, квартал, рік, за регіонами, страхувальниками;
5) суми допомоги, що виплачені на підставі листків непрацездатності, за місяць, квартал, рік, за страхувальниками.
Оприлюднення інформації, що обробляється в Реєстрі, допускається тільки у знеособленому вигляді.
Доступ до інформації з Реєстру, зазначеної в цьому пункті, є вільним, не потребує авторизації чи ідентифікації користувача на порталі послуг.
Форма оприлюднення інформації, зазначеної у цьому пункті, визначається Пенсійним фондом України.

ЗАТВЕРДЖЕНО 
Наказ Міністерства охорони здоров'я України 28.10.2011, № 716
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 23.12.2011, за № 1521/20259

ПОЛОЖЕННЯ 
про Єдиний електронний реєстр листків непрацездатності

1. Це Положення розроблене відповідно до частини першої статті 28 Закону України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням", пункту 11 розділу III Закону України "Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки", пункту 9 Основних концептуальних напрямів реформування системи охорони здоров'я, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17.02.2010 № 208, Генеральної угоди між Кабінетом Міністрів України, Всеукраїнськими об'єднаннями профспілок та роботодавців на 2010-2012 роки, Угоди про спільну діяльність між Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та Міністерством охорони здоров'я України від 07.09.2010, визначає організацію ведення Єдиного електронного реєстру листків непрацездатності.
2. Терміни та поняття у цьому Положенні вживаються у такому значенні:
Єдиний електронний реєстр листків непрацездатності (далі - Реєстр) - система введення, накопичення, зберігання, передачі та використання інформації (даних) про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності;
суб'єкти інформаційного обміну - Міністерство охорони здоров'я України (далі - МОЗ України), управління охорони здоров'я обласних державних адміністрацій та заклади охорони здоров'я, Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі - Фонд) та його робочі органи.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України "Про захист персональних даних".
3. Реєстр створюється з метою:
ведення оперативного обліку та контролю виданих та продовжених листківнепрацездатності закладами охорони здоров'я усіх форм власності;
проведення постійного моніторингу захворюваності, поширеності хвороб з подальшим плануванням комплексу профілактичних заходів.
4. Обробка та захист персональних даних здійснюється відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".
5. Володільцями баз персональних даних є заклади охорони здоров'я, яким надано право видачі листків непрацездатності.
Суб'єктами персональних даних є фізичні особи, які звернулися за медичною допомогою до закладів охорони здоров'я та одержали листок непрацездатності.
Розпорядниками баз персональних даних є МОЗ України, управління (головні управління) охорони здоров'я обласних державних адміністрацій.
Третьою особою є Фонд, який є держателем та адміністратором Реєстру.
Джерелом формування Реєстру є електронний листок непрацездатності, форма та порядок заповнення якого відповідають зразку, затвердженому наказом МОЗ України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 "Про затвердження зразка, технічного опису листка непрацездатності та Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності", зареєстрованим у Міністерстві юстиції 17.11.2004 за № 1454/10053.
Форма Реєстру відповідає формі Журналу реєстрації листків непрацездатності (форма № 036/о, затвердженого наказом МОЗ України від 29.12.2000 № 369. Термін зберігання персональних даних у Реєстрі - 3 роки.
Фонд забезпечує технічний та криптографічний захист інформації в Реєстрі відповідно до чинного законодавства України.
Дані до Реєстру вносяться відповідальними особами закладу охорони здоров'я.
Взаємодія інформаційних систем та зміни до них визначаються МОЗ України та Фондом і оформляються окремими угодами.
Інформація з Реєстру надається та використовується з додержанням вимог Закону України "Про інформацію" та Закону України "Про захист персональних даних".
Реєстр ведеться державною мовою.